Proef HvA met ereaders in gemeenteraden afgerond

139
0
DELEN

In de periode tussen augustus 2010 en maart 2011 hebben negen gemeenten in samenwerking met de Hogeschool van Amsterdam een proef gedaan met het gebruik van de iRex DR1000 en de iPad. Een aantal raadsleden kreeg hun documenten gedurende deze test digitaal aangeleverd om zo inzicht te krijgen in het proces van de overstap van papier naar digitaal bij ‘intensieve documentgebruikers’. Het verslag van deze proef is nu beschikbaar.

Gemeenteraden zijn grootgebruikers van documenten. Raadsleden moeten voor commissie- of raadsvergaderingen vaak stapels papier doornemen. Tegenwoordig staan de meeste raadsstukken en de agenda’s in pdf-formaat op de gemeentelijke website. Veel raadsleden drukken deze documenten vervolgens af. De vraag die de onderzoekers zich dan ook stelden was of een ereader een volwaardig alternatief voor papier kan worden, om de hoeveelheid gebruikt papier te verminderen.

Voor de proef werkten de gemeenten en de Hogeschool van Amsterdam met een platform van NotuBiz, waarmee de documenten naar de ereaders of iPads van de gebruikers verzonden kunnen worden.

Uit de resultaten van het onderzoek blijkt dat er veel potentie zit in het gebruik van ereaders of tablets door gemeenteraden. Tegelijk leverde het onderzoek ook inzicht op in de knelpunten die er op dit moment nog duidelijk zijn. Zo bleek de ereader van iRex voor de meeste raadsleden nog niet geschikt voor intensief gebruik. Dat kwam voor een deel door de traagheid van het apparaat, maar ook door het ontbreken van wifi en de geringe mogelijkheden op het gebied van documentbeheer. De iPad scoorde beduidend beter, ondanks het feit dat dit apparaat eigenlijk een iets te klein scherm heeft voor optimaal gebruik van documenten.

Behalve dat er op het punt van de apparaten nog stappen te nemen zijn, zal er ook intern bij gemeenten nog veel moeten veranderen om digitalisering te faciliteren. “Als men echt digitaal wil gaan werken, begint het al bij het aanleveren van de stukken door B&W en het College. Daar moet al nagedacht worden over het documentbeheer en documentstructuren.”

De onderzoekers van de Hogeschool van Amsterdam geven aan het eind van hun verslag enkele aanbevelingen voor gemeenten die aan de slag willen gaan met digitale leesapparaten:

  1. Zorg voor een goede digitale documentstroom waar alle benodigde stukken apart zijn ‘op te halen’, geschikt voor verschillende apparaten.
  2. Zorg dat het aanmaken en aanleveren van stukken al bij het College van B&W en burgemeester digitaal gebeurt.
  3. Zorg dat raadsleden een eigen apparaat kunnen krijgen.
  4. Zorg dat de documentenstroom veilig is en laat e-mail via een beveiligde omgeving lopen.
  5. Organiseer een gezamenlijk startpunt met uitleg en organiseer regelmatig bijeenkomsten waarin de laatste ontwikkelingen en tips onderling kunnen worden uitgewisseld.
  6. Zorg voor draadloos internet (wifi) binnen het stadhuis/gemeentehuis.
  7. Schaf langzaam de mogelijkheden tot afdrukken in het stadhuis/gemeentehuis af zodat iedereen digitaal gaat werken.

Het volledige rapport is te vinden op de site van Amsterdam E-boekenstad.


GEEN REACTIES

LAAT EEN REACTIE ACHTER